Генри Форд
Большинство из нас живет в ритме, который нельзя назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми может не каждый. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.
Эмоциональное напряжение блокирует производительность и приводит к быстрой утомляемости.
Проблему стресса из-за нехватки времени способно решить грамотное планирование.
Предлагаем несколько секретов тайм менеджмента, чтобы успевать больше за то же время, выполнять работу более качественно и с меньшей затратой сил, а, значит, чувствовать от нее максимальное удовлетворение.
Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент (ТМ) помогает избежать незавидной участи заложника собственной карьеры.
Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список дел.
Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем. Планировать нужно всегда на бумаге. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели.
Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы увидите, что времени для решения жизненно важных вопросов - хватает.
Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело.
Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.
Определяя значимость пунктов, можно воспользоваться подсказками матрицы Эйзенхауэра и отнести к категории:
А - дела важные и срочные,
В – важные, но не срочные,
С – срочные, но не важные,
D – не важные и не срочные.
Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка. Умение отсекать лишнее в работе может дать весьма существенные результаты.
Не планируйте все свое рабочее время. Практика показывает, что целесообразно планировать примерно 60% времени, 20% оставлять на спонтанные действия (например, творчество) и 20% резервировать на незапланированные действия.
Необходимо также правильно планировать последовательность работ в течение дня: начинать нужно с относительно важной, но достаточно простой задачи. В этом случае вероятность того, что вы с ней справитесь, велика, а это создаст хороший психологический настрой — ведь день-то прошел не зря. В таком состоянии можно браться за действительно сложные задачи; даже если в этот день с ней справиться не удастся, это не вызовет фрустрации (расстройства, самокритики).
Еще один практический прием “уплотнения” времени — составление перечня мелких (требующих 10-15 минут) дел. Для переключения с одного важного дела на другое необходимо некоторое время. Выполнение мелких дел позволяет эффективно использовать возникающие в работе паузы, да и добавляет удовлетворения — дела идут!
Известный российский психолог Николай Иванович Козлов в книге «Простая правильная жизнь» говорит о следующих приобретениях для тех, кто решил освоить ТМ:
• 2 часа в подарок. Уже через месяц (а, как правило, гораздо раньше) каждый день Вы будете иметь два дополнительных часа и сможете их употребить хоть на дела, хоть на личную жизнь. Как захотите.
• Самомотивация. Когда день хорошо простроен, продуман, прочувствован – сделать такой день нетрудно. В этом случае специальная самомотивация не нужна.
• Ощущение успеха. ТМ организует работу и дает ощущение личной успешности: когда день подходит к концу, есть приятная усталость и нет тяжести невыполненных дел: весь список намеченного закрыт аккуратными галочками.
• Чувство времени. Возможно, это самое главное в освоении ТМ. Стержень ТМ становится внутренним стержнем человека.
Николай Иванович рекомендует не торопиться в освоении ТМ. Это – как подъем на вершину: наверху восхитительно, но те, кто полез без подготовки и не зная маршрута, до вершины не дойдут. А можно и просто сорваться. О том, как не повторять традиционные ошибки новичков, освоить полезные привычки перед ТМ, осваивать сам ТМ , а также совершенствовать свою жизнь, используя наработанный арсенал ТМ, автор рассказывает в книге.
Николай Козлов предлагает начать организацию своей правильной жизни с выработки нескольких полезных привычек, чтобы лишний раз не напрягать себя там, где можно обойтись без этого.
Это: бодрое утро, правильный вечер, а также - «Лягушка», «Зачистка» и «Подвиг». Что это такое?
Вы приучаете себя к тому, что каждый день нужно "съесть лягушку". Каждый день, обязательно.
Лягушка – это противное дело, которое более всего хочется отложить. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.
Зачистка – это убирание мелочей, которые раз за разом тянут внимание. Это не обязательно противная Лягушка, это может быть совершенной мелочью, но все, что отвлекает наше внимание, оттягивает наши силы.
Подвиг – великое и трудное дело, за которое будете себя особенно уважать.
Следующая важная привычка, которая поможет вам наладить выполнение всех ваших планов на день, это привычка делать маленькие перерывы каждый час.
Оптимально – каждый час делать перерыв в работе на десять минут.
Отдохнуть – это в том числе и отрегулировать свой душевный настрой. Короткий психосмотр: настроение бодрое? жизнь нравится? люди привлекают? Если люди или жизнь не радуют, примите меры, приведите в порядок прежде всего самого себя.
Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.
И помните: эффективнее всего работает тот, кто делает это с радостью. Об этом нужно заботиться, и Радости дня – планировать и создавать. У каждого радости свои, главное, чтобы Вы их – ждали!
Если Вы хотите подробнее ознакомиться с книгой Н. И. Козлова, можете взять ее в нашей библиотеке, воспользовавшись библиографическим описанием.
Источники:
- 88.37 К 59 Козлов, Н. И.Простая правильная жизнь / Н. И. Козлов. - М. : АСТ, 2009. - 311 с. : ил. Имеются экземпляры: чз (1), Ф-3 (1), Ф-12 (1), Ф-13 (1)
- Сайт «ПСИ-ФАКТОР»
Комментариев нет:
Отправить комментарий